Gli addetti al servizio di reception o cortesia provvedono al riconoscimento del personale e dei visitatori rilasciando a questi ultimi i permessi di accesso nel rispetto delle procedure del cliente, istradandoli successivamente verso gli uffici cui sono diretti (registrazione ed informazione visitatori).
Come rappresentante dell'azienda presso la quale è preposto, gli addetti al reception devono trattare e filtrare efficacemente le telefonate in entrata. L'addetto al servizio reception deve conciliare da un lato il miglioramento dei rapporti interpersonali tramite un linguaggio più attento alle esigenze psicologiche degli altri, e dall'altro deve sapere come comportarsi con persone o in situazioni che possono risultare complicate.
Tra le principali mansioni svolte dagli addetti alla reception ricordiamo:
- Controllo e registrazione visitatori con ritiro/restituzione documenti di identità dei visitatori, rilasciare badge d’ingresso, razionalizzare e controllare il flusso dei visitatori
- Controllo e registrazione manutentori/personale esterno
- Ritiro e smistamento della corrispondenza
- Consegna e ritiro della posta
- Registrazione utilizzatori mezzi aziendali
- Gestione centralini e personal computer